Así funcionan los nuevos Workspace Agents

“Multiplica lo que tu equipo puede crear y hacer”. Así concluye el vídeo con el que OpenAI ha anunciado el lanzamiento de una de sus funciones más esperadas, la de Workspace Agents. De esta forma, la compañía dirigida por Sam Altman facilita que los equipos de trabajo puedan crear agentes compartidos que gestionen tareas complejas y flujos de trabajo, y todo ello dentro de los permisos y controles establecidos por su empresa. De esta forma los agentes se pueden compartir, se reutilizan y automatizan procesos completos dentro de los equipos.

Esta nueva función ya está disponible en versión preliminar en los planes ChatGPT Business, Enterprise, Edu y Teachers. En esta primera fase, los agentes serán gratuitos hasta el 6 de mayo de 2026, y después estarán sujetos a un coste basado en los créditos utilizados.

Qué son y cómo funcionan los Workspace Agents

Para empezar, una aclaración necesaria 😉 Los agentes son sistemas que llevan a cabo una tarea e incluyen un disparador, un proceso que puede incluir habilidades especializadas y herramientas o sistemas a los que puede conectarse.

Al menos, según la definición de OpenAI.

En este contexto, OpenAI presenta a los Workspace Agents como una evolución de los GPT, las aplicaciones que pueden crear sus usuarios y permiten realizar tareas especializadas en ChatGPT. Estas app vivieron un bum hace un par de años, llegando a abrirse una “tienda” de GPTs, al estilo de la Play Store con las aplicaciones móviles. En este sentido, los GPT seguirán estando disponibles en esta primera fase, y después OpenAI facilitará la conversión de los GPT en agentes del área de trabajo.

 

Los nuevos agentes están impulsados por Codex, y aspiran a asumir tareas repetitivas del ámbito de trabajo, desde preparar informes hasta escribir código y responder mensajes. OpenAI ha dejado muy claro desde el primer momento que estos nuevos agentes están claramente orientados al ámbito laboral, de modo que los equipos “puedan crear un agente una sola vez, usarlo conjuntamente en ChatGPT o Slack y mejorarlo con el tiempo”. Como ves, con este movimiento, OpenAI sigue alejándose del uso individual de ChatGPT y refuerza su posicionamiento como una herramienta para automatizar procesos completos dentro de empresas.

Estos agentes tienen memoria y, como era de esperar, pueden mejorar a medida que son utilizados. En este sentido, OpenAI busca que los agentes se conviertan en una forma práctica de “mantener actualizado el conocimiento del equipo”.

Como ejemplo de uso de estos agentes, la empresa explica que “nuestro equipo de ventas de OpenAI utiliza un agente para recopilar detalles a partir de notas de llamadas e investigación sobre cuentas, cualificar nuevos clientes potenciales y redactar correos electrónicos de seguimiento directamente en la bandeja de entrada del comercial. Ayuda a los equipos de cuentas a dedicar menos tiempo a recopilar datos y más tiempo a los clientes”.

Cómo crear un agente de espacio de trabajo

En todo caso, lo más llamativo es la apuesta que ha hecho OpenAI por facilitar la creación de estos agentes. De hecho, ni siquiera tienes que pensar desde un principio en cómo configurarlo, ya que ha puesto a disposición de sus usuarios una amplia biblioteca de plantillas para los casos más comunes (cada una de ellas identificada con un simpático icono con ojitos saltones).

Como puedes ver en la siguiente imagen, entre las plantillas destacan enfoques tan comunes como “análisis de datos”, “atención al cliente” o “gestión de tareas”.

Si prefieres no utilizar una de esas plantillas, puedes hacerlo “a mano”, aunque en realidad ChatGPT lo hace casi todo por ti. Solo tienes que describir la tarea que quieres que se haga o adjuntar un archivo. ChatGPT te ayudará a convertirlo en un agente, definiendo los pasos y facilitando que conectes las herramientas que necesites, añadas funciones y lo pruebes hasta que funcione tal y como esperas.

De hecho, simplemente dándole al botón de crear agente, he visto cómo el sistema activaba todo el proceso de creación:

 

Seguridad en los workspace agents

Por supuesto, OpenAI es consciente de las reticencias que puede haber hacia el uso de los agentes en el ámbito profesional. Por ello, los usuarios siempre podrán decidir qué herramientas y datos puede usar el agente, qué acciones puede realizar y cuándo necesita aprobación o no. En el caso de tener que realizar tareas más delicadas, como editar una hoja de cálculo, enviar un correo electrónico o añadir un evento al calendario, podrás fijar que el agente pida permiso antes de continuar.

Los administradores podrán además gestionar los accesos, para delimitar quién tiene permiso para usar, crear y compartir agentes.

Una apuesta por la productividad

Entre las empresas de todo el mundo que ya han podido utilizar los agentes de espacio de trabajo se encuentra el BBVA. En este sentido Elena Alfaro, responsable de la adopción global de IA en BBVA, destaca que “en BBVA, usamos miles de GPT cada día, creados por equipos de toda la empresa para necesidades específicas. Nuestras primeras pruebas indican que los agentes del área de trabajo supondrán un gran avance al gestionar flujos de trabajo de principio a fin, gracias a su capacidad para conectarse a fuentes de datos y ejecutar tareas de forma autónoma. Al mismo tiempo, en BBVA estamos trabajando en un modelo de gobernanza que nos permita coordinar y usar estas capacidades de forma segura, responsable y escalable».

Tal y como explica OpenAI en su comunicado: “Los equipos rinden al máximo cuando es más fácil encontrar la información, los procesos son más sencillos de seguir y la gente puede obtener ayuda sin interrumpir su flujo de trabajo. Los agentes del área de trabajo son un primer paso hacia ese futuro: una IA que trabaja junto a las personas en las herramientas y conversaciones donde ya se desarrolla el trabajo, ayudando a los equipos a dedicar menos tiempo a coordinar tareas y más a crear, desarrollar y tomar decisiones que impulsen el negocio”.

El futuro de los Workspace Agents

En cualquier caso, este no será el último paso que OpenAI dé en este sentido. La compañía ha explicado que seguirá incorporando más novedades en las próximas semanas para ayudar a los equipos a ser más productivos con menos esfuerzo manual, incluyendo “paneles mejorados para comprender y optimizar el rendimiento, más formas en que los agentes pueden realizar acciones en todas tus herramientas empresariales y compatibilidad con los agentes del área de trabajo en la aplicación Codex”.

Imagen: ChatGPT Images 2.0